Slam 2013 in Bielefeld – Organisation: Kontaktlistenerstellung

In weniger als zwei Monaten starten in Bielefeld die deutschsprachigen Meisterschaften im Poetry Slam. Dieses Mal wird dieses Event von Lektora organisiert und veranstaltet. Das bedeutet für den Verlag und auch die Praktikanten, insbesondere für mich, einiges an organisatorischer Arbeit. Viele Dinge müssen lange im Voraus geplant und organisiert sein.

In diesen Bereich fällt zum Beispiel die Auflistung der Slams, die nominierungsberechtigt sind. Da für jeden nominierungsberechtigten Slam mindestens zwei Personen anreisen, einmal der jeweilige Starter des Slams, der sich im Wettkampf beim Highlander gegen seine Konkurrenten durchzusetzen wusste und der dazugehörige Slammaster, muss eine Liste erstellt werden, in welcher diese Personen wiederzufinden sind. Dabei muss man berücksichtigen, dass nicht alle Starter auf einmal bekannt gegeben und gemeldet werden und dass sich diese Liste erst im Verlauf der Zeit vervollständigen wird. Auch die Teilnehmer des Team-Wettbewerbs müssen berücksichtigt werden. Einige Starter aus dem Einzel treten auch noch im Team an und für diese Starter muss man eine gesonderte Liste erstellen.

Die erste Aufgabe, die ich bekam, als ich das Praktikum im Juli begann, war, sämtliche bereits bekannten Daten, wie Handynummern, E-Mailadessen und Starter sowie Startplätze zu sammeln und dann in einer großen Liste oder Datenbank zusammenzufügen, sodass man ganz einfach mit wenigen Schritten auf jede Information zugreifen konnte. Wie ich das genau bewerkstellige, wurde mir freigestellt, einzige Angabe war ein Zeitlimit von zwei Wochen, in denen ich dieses Projekt fertig stellen sollte.

Im ersten Moment war ich  ein wenig überfordert und hatte noch gar keine Ahnung, wo ich welche Informationen finden würde und vor allem mich noch nicht in der Lage sehend mit dem System umzugehen, machte ich mich also an meinem ersten Tag daran, einen vorläufigen Entwurf  zur erstmaligen Orientierung zu erstellen. Nachdem Karsten sich Urlaub genommen hatte, arbeitete ich von seinem Computer aus und fand mich bald mehr oder weniger gut zurecht. Slam 2013 - OrgaNachdem ich es endlich geschafft hatte, damit zu beginnen, eine Excel-Datei zu erstellen, in welche ich die bereits existierende Liste der nominierungsberechtigten Slams in Deutschland, Österreich und der Schweiz hineinkopierte und dann mit einer vorläufigen Spalteneinteilung versah, ging es an den Feinschliff. Während ich die Daten einpflegte, fiel mir immer wieder auf, dass ich das Ganze umgestalten musste und nicht immer so weiter kam, wie ich mir das im ersten Moment gedacht hatte. Am Ende hatte ich es dann nach vier Tagen geschafft, eine Liste zu erstellen, bei der man lediglich den Namen des jeweiligen Starters, Slammasters oder Helfers in der Suchfunktion eingeben musste und mit einem Schlag alle Daten auf einem Blick zur Verfügung stehen hatte.

Fazit:

Bei so einer Arbeit muss man immer gezielt mit dem Entwurf eines Konzepts beginnen. Zunächst einmal muss man wissen, welche Informationen von Belang sind. Meist hilft es, einen groben Entwurf mit der Hand vorzuzeichenen oder mit einem Brainstorming zu beginnen. Hat man das erledigt, sollte man sich überlegen (falls man eine Excel-Datei erstellen möchte), wie man die Spalten bennen möchte und in welcher Reihenfolge sie angelegt werden sollen. Dabei empfiehlt es sich, die wichtigen Informationen vorne (bei der Excel-Datei rechts) zu platzieren, damit man sie sofort präsent hat. Wenn sich während des Erstellens ein paar Probleme mit der Datenmenge oder dem Aufbau der Tabelle (Excel-Datei) herausstellen sollten, kann man immer noch herumprobieren oder das Konzept umwerfen und ein neues erstellen. Wichtig ist dabei nur, dass man sich nicht von der bloßen Masse an Information einschüchtern lässt und in Panik gerät, weil man nach zwei bis drei Tagen noch immer nicht fertig ist. Solche Datenbanken (Tabellen, usw.) müssen präzise und genau geplant und aufgebaut sein. Einfach nur zusammenbasteln reicht dabei nicht. Qualität hat ihren Preis und wenn der in einer langen Arbeitszeit liegt, ist das vollkommen in Ordnung.

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